COMO CREAR AGENCIA DE VIAJES

 

¿Cuánto cuesta montar una agencia de viajes?

Montar una agencia de viajes implica tener en cuenta una serie de costos que incluyen trámites legales, alquiler de un local, adecuación de una oficina y contratación de personal. Además, es necesaria la compra de software y tecnología especializada para la gestión de reservas y otros aspectos relacionados con los viajes. Y, no menos importante, inversión en marketing y publicidad para la promoción del negocio.

Dichos costos dependen del tamaño de la agencia, la cantidad de personas a contratar y, por supuesto, el país en el que se ubique. Por ende, establecer un valor total de inversión fijo es muy relativo y puede variar a causa de lo anterior. Sin embargo, es posible proyectar un promedio de los siguientes costos:

• Trámites legales: entre 100 USD y 250 USD
• Alquiler local: Desde 1 500 USD
• Adecuación local: Desde 2 500 USD

¿Qué se necesita para crear una agencia de viajes?

Es momento de hablar puntualmente acerca de cómo montar una agencia de viajes desde cero, por eso te mostraremos el paso a paso para lograrlo. Aquí tendremos en cuenta aspectos generales como la creación de la marca, la ubicación y la promoción. Además te contaremos cuáles son los requisitos a cumplir en algunos países de Latinoamérica y España.

1. Crear una marca

El primer paso para crear una agencia de viajes es darle vida a una marca que represente a tu nuevo negocio. Esto será indispensable para diferenciarte de la competencia y crear recordación en tus clientes potenciales. Deberás pensar en el nombre y eslogan, al igual que en un logotipo y una identidad gráfica. En otras palabras, tendrás que ejecutar toda una estrategia de branding para así lograr que tu marca transmita los valores y el propósito de tu negocio.

Recuerda que estamos en una era en donde lo visual es fundamental y la imagen es un vehículo directo para vender. Así que la mejor forma de vender un paquete, producto o destino turístico es por medio de contenido audiovisual que resalte sus mejores características.

2. Nicho de mercado y productos

El turismo es un sector con un campo de acción muy amplio, por lo cual muchas agencias quieren abarcar todos los nichos de mercado y así lograr mayores ventas. Sin embargo, para un un negocio emergente esto no resulta ser una buena alternativa. Debido a que significa competir con un número mayor de empresas con experiencia. Por tanto, si vas a crear una agencia de viajes lo ideal es que te especialices en un nicho concreto, y así enfocar tus productos y servicios a un público determinado.

Lo anterior, permite brindar soluciones más completas e integrales, prestar un servicio de calidad y reducir la cuota de competidores. Esto al menos mientras tu negocio despega y se da a conocer. Aquí las opciones son variadas por lo que puedes escoger entre productos de turismo de aventura, senderismo, tours culturales, recorridos gastronómicos, turismo religioso, etc.

 

 

Lo anterior, permite brindar soluciones más completas e integrales, prestar un servicio de calidad y reducir la cuota de competidores. Esto al menos mientras tu negocio despega y se da a conocer. Aquí las opciones son variadas por lo que puedes escoger entre productos de turismo de aventura, senderismo, tours culturales, recorridos gastronómicos, turismo religioso, etc.

 

3. Plan de negocios

 

 

Lo anterior, permite brindar soluciones más completas e integrales, prestar un servicio de calidad y reducir la cuota de competidores. Esto al menos mientras tu negocio des.

 

Al crear una agencia de viajes, como en cualquier otro negocio, es indispensable diseñar un plan de negocios. En el que se planifiquen todas las acciones para dar cumplimento a los objetivos de la empresa. Este será tu guía base para la correcta administración y puesta en marcha del emprendimiento y está compuesto por los siguientes elementos:

• Descripción de la idea de negocio: Una vez creada la marca y definido el nicho de mercado se debe hacer una descripción concreta de la agencia de viajes. Es decir especificar los servicios, las necesidades a las que responde y los beneficios que traerá a los socios.
• Estudio de mercado: Aquí se realiza una investigación completa del entorno en el que tendrá lugar la agencia de viajes y su comportamiento. Por tanto, se recogen datos acerca de la demanda, los consumidores y la competencia.
• Plan de marketing: Su objetivo es planificar las estrategias y tácticas de promoción del emprendimiento. Y estas pueden ser aplicadas tanto en medios tradicionales como en medios digitales. Aquí, también se definen los objetivos de marketing, los canales de comunicación y el presupuesto de implementación.
• Proyección financiera: La proyección financiera contempla tanto el presupuesto de inversión, así como los costes fijos de mantenimiento y el margen de ganancias esperado.

4. Trámites legales

Para iniciar una agencia de viajes se deben llevar a cabo una serie de trámites legales que incluyen, en primer lugar, la creación formal de la empresa. Dichos trámites son diferentes en cada país y dependiendo de ello será más sencilla o compleja su creación. Además, se requiere cumplir otra serie de requisitos demandados por el ministerio, oficina o instituto de turismo según sea el caso.

Aquí es importante que tengas claro qué tipo de agencia de viajes vas a crear pues estas se pueden clasificar en:

• Agencias mayoristas: Dedicadas a la proyección, elaboración y comercialización de productos y servicios turísticos para las agencias minoristas. Generalmente no contratan con el cliente final.
• Tour operadoras: Son aquellas que contratan directamente con los proveedores para la organización y venta de productos turísticos a los consumidores.
• Agencias minoristas: Conocidas también como retailer, son las que venden directamente al consumidor productos y servicios turísticos propios o de agencias mayoristas.

5. Presupuesto

Crear una agencia de viajes significa planificar el presupuesto inicial de inversión y contemplar los costos de mantenimiento del negocio durante los primeros meses.

La inversión inicial incluye, desde la creación de la marca y los trámites legales, hasta la adecuación de la oficina y la estrategia de ventas y promoción. En cuanto a los costos fijos de mantenimiento de los primeros meses, deberás tener en cuenta los siguientes: pago de alquiler del local, servicios (agua, luz, teléfono e internet) y salarios del personal. Adicional a ello se encuentran los seguros, el pago de impuesto y el pago de los servicios a tus proveedores.

6. Alianzas con operadores turísticos

Ya sea que decidas crear una agencia de viajes mayorista, tour operadora o minorista tendrás que contratar varios proveedores de servicios turísticos. Por tanto, es indispensable que realices una búsqueda cuidadosa de empresas que se ubiquen en tu nicho de mercado. Para ello, te recomendamos clasificarlos por tipo de servicios de la siguiente manera:

• Transporte terrestre (camioneta, microbús, bus, buseta)
• Aerolíneas
• Alojamiento (Hoteles, hostales, posadas, campamentos, glamping)
• Tours y actividades (Senderismo, trekking, avistamiento de aves, contemplación ambiental, recorridos culturales, degustaciones gastronómicas, deportes extremos)
• Restaurantes
• Seguros para viajes

7. Ubicación de la oficina

Seleccionar la ubicación adecuada para crear una agencia de viajes es un paso crucial al que debes prestar especial atención. Pues esta será la locación de tu oficina y el lugar en el que tus clientes potenciales te visitarán para cotizar y adquirir tus productos y servicios.

Por eso, debes asegurarte de que sea accesible, tanto en transporte público como privado, y que sea una zona segura. La cual, además, sea muy transitada, central y cercana a zonas residenciales y comerciales. También, debes fijarte que en los alrededores exista la posibilidad de encontrar servicios complementarios como bancos, cajeros y parqueaderos.

Respecto al local, este debe contar con el espacio suficiente para adecuar los baños, la recepción, una sala de espera, una sala de reuniones y las oficinas para ti y tus empleados. Así que recomendamos que su área sea de aproximadamente unos 80 m2. Y así puedas ubicar todo el mobiliario y equipos necesarios para la prestación óptima de tus servicios.

Recuerda que dentro del mobiliario y los equipos deberás incluir mesas, sillas, escritorios, cubículo de recepción, computadores, un televisor y un archivador.

8. Estrategias de promoción

Además de los pasos anteriores, este proceso implica una labor fuerte y constante de promoción y publicidad. Por ello, la importancia de la planeación y ejecución de estrategias de marketing para posicionar tu agencia y darla a conocer.

Los canales digitales se han convertido en el medio ideal para lograrlo. Como resultado, muchas agencias deciden llevar su actividad solamente de forma online, vendiendo a través de un sitio web con sistema de reservas en línea y brindando atención por email, redes sociales, Whatsapp Business, entre otros. Así que esta es una opción muy viable si no cuentas con el presupuesto para montar una oficina física.

En ambos casos es clave que saques provecho del potencial y la influencia de internet e inviertas en técnicas de marketing digital, tales como el posicionamiento en buscadores SEO y SEM, el marketing de contenidos, el social media marketing y el video marketing. Desarrolla una estrategia en la que le des relevancia a lo visual, creando contenido que responda a las necesidades e intereses de tu público objetivo.