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El notariado en época de crisis por el Covid-19

Sharon Alvis Injoque | 39888 Lunes, 20 de Abril de 2020

¿Deben declararse los servicios notariales como esenciales a fin de que durante la emergencia sanitaria pueda brindarse este servicio a la población? La autora analiza la actual situación de parálisis de la función notarial por la pandemia del Covid-19 y además plantea algunas alternativas, contando para ello con la opinión de tres destacados notarios del país.

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Qué duda cabe que desde poco más de un mes nuestras vidas eran otras, nuestras costumbres distintas; sin embargo, a partir del 15 de marzo con el D.S. N° 044-2020-PCM todo ha cambiado.

La pandemia nos ha enfrentado a una realidad que jamás pudimos imaginar; el funcionamiento del Estado, de nuestras instituciones, el entorno social en que nos desenvolvíamos, todo se ha visto radicalmente afectado en su funcionamiento.

El estado de emergencia decretado por el gobierno y prorrogado en dos oportunidades hasta el 26 de abril de este año, ha restringido el ejercicio de nuestros derechos constitucionales relativos a la libertad y a las seguridades personales, la inviolabilidad de domicilio y la libertad de reunión y tránsito en el territorio nacional.

La emergencia nos ha confinado en nuestros hogares en donde las únicas salidas permitidas son para abastecernos de alimentos, productos farmacéuticos y realizar trámites financieros.

No obstante, el derecho a la libertad contractual no ha quedado restringido en especial en aquellos contratos que no tienen como imperativo una formalidad en su celebración.  Resulta evidente que para el caso de los contratos formales (ad solemnitatem) este derecho está claramente limitado. 

Sin embargo, a pesar del aislamiento hay contratos formales que van a tener que celebrarse; pongo un ejemplo:  El gobierno, mediante el Decreto Legislativo N° 1455, ha autorizado el financiamiento bancario para que las empresas puedan hacer frente a la situación económica que vienen afrontando producto de esta emergencia.

Para que estos créditos puedan otorgarse, las entidades financieras deberán celebrar con cada una de las empresas un contrato de crédito (mutuo). Este contrato de crédito deberá elevarse a escritura Pública; ¿cómo se podrá hacer esto?

Por otro lado, si bien es cierto que se ha señalado que el Estado garantizará dichos créditos, esto no ha quedado suficientemente claro pudiendo requerirse algún tipo de garantía real; lo cual demandaría una escritura pública de constitución para su eficacia. 

En este punto cabe tener presente que, en el actual estado de emergencia, los Registros Públicos, en lo relativo a la presentación de nuevos títulos, no está funcionando; lo cual constituye un serio inconveniente toda vez que no se podrán inscribir las garantías a la que nos hemos referido en líneas anteriores.

Otro ejemplo es el hecho que para que el hijo de un beneficiario pueda cobrar la bonificación de S/ 380.00 que le sea asignado a su madre, “necesita presentar una carta poder con firma legalizada”. Por lo tanto, una vez más se pone en evidencia la necesidad del servicio notarial.

Y, qué pasaría con un enfermo terminal que en estos momentos quisiera hacer uso del ejercicio de su última voluntad otorgando un testamento abierto o, en el caso de los familiares de las personas fallecidas durante esta emergencia, que requieran iniciar un proceso de sucesión intestada en la vía notarial no contenciosa… ¿Cómo ejercen sus derechos?

Como es fácil de advertir, surgen numerosas dudas que requieren ser absueltas.

Toda esta situación que hemos descrito se presenta porque gran parte de las normas que regulan el funcionamiento de las instituciones jurídicas han quedado en suspenso, entre ellas las del notariado. Sin embargo, la pregunta de fondo es hasta qué punto y en qué medida pueden continuar en suspenso.

Para responder estas y otras interrogantes me puse en contacto con tres notarios para que nos expongan sus puntos de vista y nos puedan dar mayores alcances sobre el ejercicio de la función notarial en tiempo del COVID-19.

 La primera pregunta que les hice fue:  Desde su perspectiva y en el contexto de emergencia sanitaria que nos encontramos, ¿qué tanto se puede seguir limitando el ejercicio de la función notarial, dado que se han presentado y se seguirán presentando requerimientos de fe pública notarial?

Para Mario Romero, notario y decano del Colegio de Notario de Lima, ha sido una sorpresa que la actividad notarial no haya sido considerada dentro de los servicios esenciales en el contexto de la emergencia sanitaria, no solo por tratarse de una función pública vinculada a todas las actividades de la sociedad, personas naturales, personas jurídicas, entes jurídicos y el propio Estado, sino también porque por su propia naturaleza, desde el inicio de esta declaración de emergencia, se ha venido requiriendo a nivel nacional la atención de distintos servicios notariales.

Recalca que la situación actual de absoluta paralización del servicio notarial debe ser reconsiderada; subrayando que esta limitación viene ocasionando una problemática que debe ser asumida a la brevedad.

A su turno, Jorge Luis Gonzales Loli, notario de Lima, consideró que durante el período de emergencia y aislamiento social obligatorio la función notarial no ha sido considerada como esencial. Precisa que la prestación de servicios notariales remotos o por medios telemáticos resulta prácticamente inaplicables; debido a que la normativa vigente exige la presencia personal de los usuarios para que se preste los servicios notariales.

“Desde la vigencia del Estado de Emergencia, tal como consta en los comunicados publicados en la página web de los distintos colegios de notarios de la república, las notarías permanecen cerradas; situación que no ha variado ni se ha modificado en ninguna de las prórrogas anteriores”; puntualizó Gonzales Loli. Añadió que toda la actividad notarial y conjuntamente la Registral se encuentran paralizadas.

Para el referido notario, la paralización de la función notarial viene generando diversos problemas a los ciudadanos, pues en muchos casos los servicios notariales se orientan a solucionar dificultades inmediatas de sus usuarios, tanto personales como patrimoniales.

Por su parte, Miguel Angel Linares, notario y decano del Colegio de Notarios de Arequipa precisó que “el Gobierno debió tomar en cuenta que los servicios notariales sí son esenciales y prioritarios, puesto que los notarios formalizan la voluntad de las partes". Un ejemplo de ello, puntualizó, es que para tener que cobrar alguno de los subsidios o bonos que el Gobierno ha otorgado, y ante la imposibilidad física de cobrarlo personalmente por enfermedad, por estado de vulnerabilidad, etc., perfectamente se podría cobrar a través de un poder con firma legalizada notarialmente.

Por otro lado, precisó que hay que tener en consideración que el Estado ha iniciado procesos de adquisiciones de  bienes y servicios; en ese sentido, “los particulares que quieran participar en dichas licitaciones a través de la figura del Consorcio, cómo lo podrían hacer si no hay servicio notarial para la formalización de estos contratos asociativos”, anotó.

Les hice otra pregunta a mis entrevistados: ¿Considera Ud. que hay un conjunto de funciones que no deben dejar de  prestarse? Si esto es así, ¿qué medidas o normas deberían tomarse para que se pueda operativizar?

Mario Romero nos manifestó que se han venido efectuando diversas gestiones a través de comunicaciones dirigidas a las principales autoridades del gobierno (PCM, Ministerio de Justicia, Presidencia del Consejo del Notariado, RENIEC, entre otras), como también reuniones virtuales, en las que se han analizado medidas para la prestación del servicio notarial en forma parcial.

Algunas de estas propuestas, refirió, es la atención con horarios de 3 a 4 horas diarias, de lunes a viernes, atención con el menor número necesario de trabajadores, comparecencia de los usuarios previa cita, etc.

“Esperamos que puedan ser implementadas al vencimiento de la cuarentena o incluso antes. Somos una institución seria y responsable, seremos exigentes en el cumplimiento de todas las disposiciones de prevención y sanitarias y, en esa medida, tenemos ya aprobado un protocolo sumamente estricto a ser observado por notarios, personal y usuarios una vez que se pueda brindar nuestro servicio”, puntualizó.

Igualmente, Gonzales Loli consideró que hay funciones notariales esenciales que deben ser restablecidas con mayor urgencia, tales como el otorgamiento de un poder (con firma legalizada, poder fuera de registro o por escritura pública), el otorgamiento de testamento por escritura pública o cerrado, el diligenciamiento de una carta notarial que permita la intimación para el cumplimiento de una obligación o la resolución de un contrato, la certificación de firma para distintos trámites personales y la emisión de copias certificadas de juntas o asambleas de personas jurídicas societarias o civiles.

Pone como ejemplo que, en algunos países de Latinoamérica y Europa, todos o algunos servicios notariales se han considerado como esenciales debiendo ser prestados en horarios limitados, todo acompañado de estrictos protocolos de prevención sanitarios.

Agregó que sería conveniente que se revisara algunas propuestas reglamentarias para simplificar algunos trámites notariales con la ayuda de medios telemáticos, pero sin que ello signifique perder la inmediación y verificación de la identidad, capacidad, libertad y conocimiento de los comparecientes, ya que ello es esencial para preservar la seguridad jurídica que busca lograrse a través de la fe pública notarial.

Por su parte, el decano del Colegio de Notarios de Arequipa opinó que la solución pasa porque el Gobierno, a través de un decreto de urgencia, establezca el servicio notarial como esencial y prioritario. Ante ello, aseguró que la Junta de Decanos de los Colegios de Notarios del Perú se autorregulará para brindar los servicios notariales sin aglomeraciones, con las medidas de salubridad necesarias, tanto para los colaboradores de las notarías como para el público en general. Plantea que podrían considerarse horarios reducidos o por turnos.

Finalmente, se les consultó, en el contexto de emergencia sanitaria, ¿cómo es que se viene desarrollando la función notarial en otros países como Colombia, Argentina, Chile o España?

Mario Romero señaló que, en el caso de Argentina, Chile y Colombia, el servicio notarial es considerado un servicio esencial y, conforme a ello, el notariado se encuentra prestando el servicio, con muchas restricciones sanitarias.

No obstante, el notariado peruano ha seguido rigurosamente las disposiciones establecidas por el gobierno, refirió. Considera que la actividad notarial tiene funciones básicas que cumplir y no pueden parar. “La exigencia del servicio se va haciendo cada día más necesaria. Por ello, consideramos que la actividad notarial se puede reiniciar conforme a la experiencia de otros países de la región y cumpliendo con las medidas de bioseguridad”, concluyó.

Gonzales Loli precisó que en España, desde el inicio de la cuarentena,  los servicios notariales se consideraron de urgencia, siendo prestados en horarios restringidos. En Argentina, a partir del 7 de abril, se incorporó a la actividad notarial como servicio esencial a fin de que pueda brindar sólo aquellos servicios necesarios para complementar o viabilizar otras actividades esenciales, contando para ello con la intervención de las personas indispensables, evitando todo tipo de reuniones.

Remarcó que tanto en Colombia como en México se ha dispuesto la continuidad de la prestación del servicio notarial, el mismo que ha sido considerado esencial. 

Finalmente, Miguel Angel Linares precisó que con más o menos restricciones en Colombia, Argentina, Chile y España, sus gobiernos, han considerado el servicio notarial como esenciales y los despachos notariales han continuado funcionando.

No cabe duda que la función notarial cumple un rol protagónico dentro del sistema legal de nuestro país; garantizando el libre ejercicio de los derechos de los ciudadanos y el tráfico patrimonial. En ese sentido, es importante que el gobierno considere la función notarial como un servicio básico y habilite a las notarías para que empiecen a operar en determinadas funciones notariales básicas. Para ello se requiere que los colegios de notarios de toda la república establezcan normas de seguridad en su funcionamiento asegurando la salud de los usuarios de este servicio, así como del personal de las notarías.

Una experiencia que surge de la situación que atravesamos es la evidente necesidad de revisar la legislación notarial de nuestro país y adecuarla de modo que no solo puede hacer frente a la actual situación sino también a la nueva era que demanda un servicio profesional cada vez más adaptado al mundo virtual. Es hora que el notariado, luego de este aislamiento, muestre su capacidad de resiliencia para continuar brindando sus servicios dentro de un contexto diferente al que vivimos antes de la pandemia.

[*] Sharon Alvis Injoque es especialista en Derecho Inmobiliario. Abogada por la Universidad de San Martín de Porres, con estudios de Maestría en Derecho de los Negocios.