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Cómo iniciar una agencia de reclutamiento

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Referencias

En este artículo: 

Elegir un enfoque 

Desarrollar un plan de negocios 

Comercializar tus servicios 

Dirigir tu negocio 

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Referencias

Las agencias de reclutamiento (también conocidas como agencias temporales o de dotación de personal) buscan, entrevistan y filtran a postulantes para la inserción laboral, ya sea temporal, permanente o de ambos tipos. Asimismo, es posible que una agencia de reclutamiento se enfoque únicamente en un nicho específico del sector (por ejemplo, el reclutamiento de ejecutivos o de enfermeros). Para iniciar con éxito una agencia de reclutamiento, debes tener un plan de negocios sólido; experiencia con estrategias de reclutamiento; conocimiento sobre la legislación en cuanto a las licencias, las contrataciones y los impuestos; y un plan de marketing para conseguir clientes.

Método1

Elegir un enfoque

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   Determina cuáles son los servicios de reclutamiento que quieres proporcionar. Debes determinar si te enfocarás en un sector específico (por ejemplo, los constructores, los abogados o los profesionales de la tecnología de la información) o en más de uno, y luego determinar si los candidatos tendrán un contrato (temporal o a tiempo parcial), serán empleados por contratación directa (a tiempo completo) o ambas opciones.^[1]

   • Estudia la estructura de otras agencias de reclutamiento de forma que comprendas cuáles son los beneficios y desafíos de los distintos tipos de agencias. Esto te será útil para determinar cuál es el mejor enfoque para ti. Por ejemplo, quizás tomes la decisión de llenar únicamente vacantes temporales en muchos sectores distintos.
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   Identifica un nicho de reclutamiento dentro del sector que hayas elegido. Debes ser específico en cuanto al área de reclutamiento en la que quieras enfocarte (por ejemplo, el reclutamiento de ejecutivos para el sector bancario). Independientemente de lo que elijas, debes tener cuidado de que el nicho te interese y de que cuentes con un valor de algún tipo (por ejemplo, una lista de contactos o conocimiento sobre el sector).^[2]

   • Elabora una lista de todos los nichos en el sector que hayas elegido y compara tu experiencia y tus contactos en cada uno de ellos como una forma de ayudarte a tomar la decisión.
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   Desarrolla tu experiencia de reclutamiento mediante la experiencia práctica. Antes de iniciar tú mismo una agencia de reclutamiento, debes trabajar para una de forma que obtengas una idea en cuanto al enfoque que te sea más cómodo. Si tienes el objetivo de reclutar para un sector específico, podrías trabajar primero en ese sector.^[3]

   • Por ejemplo, si tienes interés en el derecho o cuentas con un título universitario relevante, podrías trabajar para una agencia de reclutamiento de abogados y hacerte una idea en cuanto al tipo de derecho con el que te sientas más cómodo. Esto te será útil para reducir el enfoque de tu propio negocio.
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   Invierte en programas y materiales de educación sobre la contratación. Compra materiales de capacitación, inscríbete en conferencias web de reclutamiento o mira videos de capacitación de reclutadores. Necesitas adquirir una comprensión sólida de las estrategias de reclutamiento y los estándares del sector para así poder elegir tu enfoque y desarrollar habilidades dentro de tu nicho.

   • En caso de que prefieras la capacitación en persona, puedes buscar cursos locales de reclutamiento cerca de ti.
   • Investiga a los capacitadores y los expertos del sector que vayan a participar en los cursos o conferencias web que elijas de forma que te asegures de que apliquen para tus intereses.
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   Considera un socio comercial como una forma de compensar por tu falta de experiencia o conocimiento (de ser el caso). Una vez que hayas adquirido cierta experiencia y capacitación, pregúntate qué tan cómodo te sientes trabajando por tu cuenta. En caso de que aún no lo estés, puedes preguntar a tus contactos dentro del sector en el que quieras enfocarte si conocen a algún posible socio.

   • Por ejemplo, si tienes experiencia en el reclutamiento pero no en la dirección de un negocio, podrías buscar a alguien que sepa dirigir un negocio (o esté familiarizado con ambos aspectos).
   • Si vives en los EE.UU., puedes buscar a posibles socios en tu localidad usando bases de datos como BusinessPartners.

Método2

Desarrollar un plan de negocios

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   Elige una ubicación para tu agencia de reclutamiento. Debes determinar tu ubicación, independientemente de que esto sea trabajar desde casa o en un entorno de oficina. Si quieres ser más visible y accesible no solo para los clientes sino también para los postulantes a empleos, debes optar por un local profesional y céntricamente accesible. Sin embargo, ten en cuenta que de todas formas puedes ubicar a los candidatos en negocios cuyos locales no estén físicamente cerca de ti.^[4]

   • Una vez que hayas elegido el local, determina las deducciones tributarias para pequeñas empresas para las que califiques. Por ejemplo, en caso de que trabajes desde casa, quizás se te puedan descontar los costos de la oficina, entre ellos el alquiler.
   • Estima cuánto espacio necesitarás para llevar a cabo tus operaciones y no pagues por más que eso.
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   Familiarízate con las leyes dentro de tu jurisdicción que tengan relación con las agencias de reclutamiento. Es importante que revises las leyes en la región en la cual estés basado, así como también en otros locales en donde tengas la intención de ubicar a los candidatos con empleadores. Toma nota de todas las leyes y de cualquier problema u obstáculo que podrían generar para tu negocio. De este modo, podrás idear las soluciones adecuadas. No olvides hacer lo siguiente:^[5]

   • Familiarízate con la legislación en cuanto a la igualdad de oportunidades en el empleo y las restricciones sobre la forma de evitar las prácticas discriminatorias al publicitar vacantes.
   • Investiga sobre el monto de la nómina y los impuestos sobre la renta y las fechas en las que debas pagarlos.
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   Calcula el costo de dirigir tu negocio al mes y al día. Debes predecir el flujo mensual de efectivo y tomar en cuenta los gastos generales, el personal de reclutamiento, los beneficios para los empleados, el seguro, el marketing y otros gastos de tu negocio. Basándote en esta información, calcula el costo diario de dirigir tu negocio y determina si cuentas con los fondos.^[6]

   • No olvides que es tu responsabilidad pagarles a los trabajadores temporales de tu propio bolsillo hasta que lo hagan los clientes. Esto puede ser entre 45 y 60 días después de la fecha de una factura determinada.^[7]
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   Consigue una licencia comercial de ser necesario. Ponte en contacto con la agencia gubernamental de tu localidad para determinar si es necesaria una licencia comercial. En caso de que lo sea, puedes solicitar los formularios relevantes, los cuales es probable que sean formularios básicos además de permisos específicos que tengan relación con tu negocio. Llena los formularios y envíalos ya sea por correo o en línea. Por lo general, las tarifas de envío de los formularios oscilarán entre los $50 y los $400, en ocasiones además de una tarifa de procesamiento de alrededor de $25.

   • Ten en cuenta que tener una licencia comercial no es lo mismo que formar una sociedad de responsabilidad limitada (SRL) o una corporación.
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   Solicita una subvención o un préstamo para pequeñas empresas. En caso de que no cuentes con los fondos para cubrir todos tus costos de puesta en marcha y te vendría bien un poco de financiamiento adicional, podrías considerar una subvención o un préstamo. Puedes encontrar una base de datos de subvenciones comerciales alrededor del mundo en Grants.gov. Asimismo, ponte en contacto con los bancos en tu localidad y consulta sobre los préstamos comerciales y sus tasas de interés.^[8]

   • No dudes en cambiarte de banco si es que encuentras una mejor tasa o para abrir una cuenta aparte.
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   Consigue seguro de responsabilidad civil, de responsabilidad profesional y de responsabilidad del empleador. Comunícate con compañías locales de seguros para consultar sobre sus paquetes para pequeñas empresas que incluyan estos tres tipos de seguros, ya que son lo mínimo con lo que debes contar para tu agencia de reclutamiento. Con estos seguros, estarás protegido contra reclamos de indemnización, protegerás tu asesoría o servicios y mantendrás seguros a tus empleados, respectivamente.^[9]

   • Consulta la legislación local en cuanto al seguro de indemnización por accidentes (costos médicos, por discapacidad y por lesiones) y el seguro de responsabilidad general (daños a la propiedad o lesiones a las personas). Considera la posibilidad de invertir en ellos aunque no sean necesarios.

Método3

Comercializar tus servicios

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   Evalúa la competencia y el clima del mercado. Debes determinar si es que hay una demanda para el nicho que hayas elegido. Comunícate con los negocios en la zona en la que quieras comercializarte y consulta sobre la demanda de candidatos. En caso de que de por sí el mercado esté saturado, podrías cambiar de enfoque, asociarte con una agencia que ya exista o bien abrir una agencia en otra ubicación geográfica.^[10]

   • Consulta en los negocios locales sobre el precio que paguen por los servicios de reclutamiento, lo que haría que cambiaran de servicio y lo que busquen en una agencia de reclutamiento.
   • Distingue a tu negocio de los demás en uno de los siguientes cuatro aspectos: el precio, el producto, la promoción o el lugar. Por ejemplo, una forma de distinguirte de la competencia es ofreciendo un nivel de precios más bajo o haciendo una oferta promocional única.
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   Elabora un plan de marketing para una agencia de reclutamiento. Para empezar, haz una lista de tus posibles clientes, los cuales podrían ser tus contactos personales, una lista de las empresas dentro de un sector en particular o bien una lista general que hayas encontrado haciendo una búsqueda en Internet. Luego, determina cuál será tu enfoque de marketing (por ejemplo, comunicarte con posibles clientes enviándoles cartas o correos electrónicos o haciendo seguimiento por teléfono).^[11]

   • Publica anuncios en periódicos, revistas de negocios y sitios web laborales para reclutar postulantes a empleos.
   • Produce materiales de marketing (por ejemplo, un logotipo para los documentos de oficina, un boletín informativo de la empresa que puedas enviar a posibles clientes y tarjetas de presentación de la empresa).
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   Elige un nombre y establece una sociedad de responsabilidad limitada (SRL). Debes elegir un nombre siguiendo las reglas para las SRL en el lugar en donde vivas, luego presentar el papeleo formal (suele conocérsele como los artículos de organización) y pagar la tarifa para presentar el papeleo a la agencia relevante que maneje la burocracia comercial de este tipo. Esta tarifa puede oscilar entre los $100 y los $800.^[12]

   • Elabora un acuerdo de operaciones para la SRL en el que se determine quién dirigirá la SRL y la forma como se deba lidiar con las ganancias. Si bien esto no es un requisito, es recomendable hacerlo. Aquí puedes encontrar una plantilla gratuita.
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   Establece un dominio ".com" para un sitio web. Al momento de elegir un dominio, no debes emplear los guiones y debes optar por la extensión ".com" en donde sea posible. No olvides que la URL es lo primero que los visitantes verán y, por tanto, es lo que define tu marca. Podría decirse que es más importante que tu nombre comercial. Por esta razón, debes tomarte tu tiempo para elegir el dominio adecuado.^[13]

   • Puedes registrar un dominio gratuito a través de HostGator o Bluehost, o bien hacerlo de manera paga mediante servicios como GoDaddy.com o NameCheap.com.
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   Diseña tu sitio web o bien contrata a un profesional para que lo haga. En caso de que cuentes con experiencia en el diseño web o estés dispuesto a aprender a usar un sistema de manejo de contenidos (como WordPress), podrías crear un sitio web por casi nada de dinero. Aunque, por supuesto, también tienes la opción de contratar a un profesional, debes tener cuidado de que la persona que elijas tenga experiencia en el diseño y la optimización para motores de búsqueda orientada hacia las agencias de reclutamiento.^[14]

   • Ten cuidado de que el sitio web que elabores esté habilitado para dispositivos móviles, lo cual es importante para dirigirte a los usuarios de estos dispositivos, ya que es probable que constituyan una gran parte de tu tráfico.

Método4

Dirigir tu negocio

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   Abre una cuenta para pequeñas empresas en un banco. Si quieres abrir una cuenta comercial, será necesaria una identificación comercial. Quizás puedas utilizar tu número del seguro social (si vives en los EE.UU.), aunque, para la mayor parte de los bancos, necesitarás una identificación (si vives en los EE.UU., esta deberá ser un número de identificación del empleador o EIN, por sus siglas en inglés, que te haya brindado el Servicio de Impuestos Internos o IRS). Asimismo, necesitarás documentos relevantes (por ejemplo, los artículos de la SRL y tu licencia comercial).^[15]

   • Debes recopilar la información personal de todos los que vayan a utilizar la cuenta.
   • Brinda pruebas de tu nombre comercial, las cuales debes haber obtenido de tu registro como SRL.
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   Publica anuncios laborales en avisos clasificados para contratar personal de reclutamiento. En caso de que tengas problemas con tu carga de trabajo, puedes publicar anuncios laborales en sitios web de avisos clasificados para así contratar personal que pueda ayudarte con las tareas de reclutamiento. Puedes contratar a personal administrativo que conteste los teléfonos, redacte comunicaciones para la oficina y maneje los correos masivos. Asimismo, podrías contratar a personal de reclutamiento con experiencia para que se ponga en contacto con posibles clientes y entreviste y evalúe a los postulantes a empleos.^[16]

   • Cada vez que puedas, pregúntales a tus contactos en la agencia de reclutamiento sobre posibles empleados.
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   Lleva a cabo una verificación crediticia a los posibles clientes. Debes evitar que el entusiasmo de tener clientes le reste importancia a las verificaciones crediticias, ya que los clientes que no paguen arruinarán tu nómina y tus ganancias. Consigue la información comercial de todos tus clientes y hazle una verificación a través de una agencia crediticia. Presta atención a los adelantos en efectivo, los pagos mínimos y los avales para otras deudas.^[17]

   • En caso de que aún no lo hayas hecho, debes registrarte en una agencia crediticia para obtener un plan para una pequeña empresa.
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   Utiliza un sistema de seguimiento de candidatos (ATS, por sus siglas en inglés). Si bien a los negocios más pequeños podría servirles Microsoft Office, solo te será útil hasta cierto punto. Por tanto, debes invertir en un ATS para monitorear y optimizar el proceso de reclutamiento. Entre los sistemas populares se encuentran Recruiterflow, RecruitCRM, PCRecruiter, Crelate, Big Biller, JobAdder y Bullhorn.^[18]

   • Puedes comparar los sistemas disponibles en cuanto a sus costos y características y optar por el que se adecúe mejor a las necesidades de tu negocio.
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   Establece un sistema de procesamiento de la nómina. Si vives en los EE.UU., cada trabajador deberá llenar un formulario W-4 de forma que puedas calcular cuál es la clasificación impositiva y las desgravaciones de cada uno. Mantén actualizada una base de datos con los sueldos y horarios.Entre las opciones populares de software de nómina se encuentran QuickBooks y AME Accounting Software.

   • Ten cuidado de comprender los reglamentos y leyes del lugar en donde vivas en cuanto al pago por vacaciones, las horas extras y el pago por días festivos, ya que deberás enviar esta información a las agencias gubernamentales relevantes.
   • Considera la posibilidad de contratar a un administrador de nómina ya sea interno o subcontratado.^[19]